Zeiterfassung: Was Arbeitgeber über die Arbeitszeiterfassung wissen müssen
Ob Vollzeit, Teilzeit oder Minijob, Dauer und Lage der Arbeitszeit sind gesetzlich geregelt. Für viele Arbeitgeber, etwa im Bau- oder Gaststättengewerbe ist die Arbeitszeiterfassung seit Längerem Pflicht. Laut dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 sind im Prinzip alle Unternehmen zur Zeiterfassung der Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten verpflichtet. Wann jedoch die Bundesregierung die erwartete Überarbeitung des Zeiterfassungsgesetzes beschließt und dieses in Kraft tritt, steht noch nicht fest. Dennoch sollten Sie bereits jetzt als Arbeitgeber – vor allem in gewissen Branchen – einiges beachten.
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Zeiterfassung: Das gibt es zu beachten
Bei der Arbeitszeiterfassung gibt es für Sie als Arbeitgeber einiges zu berücksichtigen. Die Vorschriften beim Arbeitsrecht bestimmen Spielräume und Möglichkeiten, die Sie bereits vor der Implementierung genau kennen sollten.
Laut dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (BAG, Az. 1 ABR 22/21) besteht für Arbeitgeber die Pflicht, eine Möglichkeit der Arbeitszeiterfassung einzuführen. Als Arbeitgeber müssen Sie den Beginn, die Dauer und das Ende der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter in irgendeiner Form erfassen – hierzu zählen auch Überstunden und Pausenzeiten. Die Möglichkeit für Vertrauensarbeitszeit bleibt grundsätzlich bestehen. Arbeitnehmer mit Vertrauensarbeitszeiten dürfen weiterhin selbst entscheiden, wie sie sich ihre Arbeit zeitlich einteilen. So hat die Arbeitszeiterfassung auch keine Auswirkungen auf Homeoffice-Regelungen: Je nach Vereinbarung mit dem Arbeitgeber steht Arbeitnehmenden frei, ob sie an den Arbeitsplatz in einem Firmenbüro kommen oder ihre Stunden im Homeoffice ableisten.
Diese Zeiten müssen Sie im Rahmen der Arbeitszeiterfassung festhalten
Als Arbeitszeit bezeichnet man die Zeit zwischen Arbeitsbeginn und Arbeitsende – Arbeitnehmer in Deutschland dürfen in der Regel nicht mehr als acht Stunden am Tag arbeiten. Die wöchentliche Arbeitszeit ist im Arbeitsvertrag festgelegt oder durch Tarifverträge vorgeschrieben.
Allerdings umfasst die für die Arbeitszeiterfassung relevante Zeit nicht alle Tätigkeiten, die zum Arbeitsalltag gehören. Nicht als Arbeitszeit gelten beispielsweise:
- Raucherpausen - Unternehmen können individuell allerdings abweichende Regelungen treffen
- Kaffeepausen
- Freiwillige Fort- und Weiterbildungen
Als Arbeitszeit werden in der Zeiterfassung dagegen Umziehzeiten, angeordnete Fort- und Weiterbildungen sowie, Toilettenpausen verbucht. Wer seine Arbeitszeit smart und korrekt berechnen möchte, kann zum Beispiel einen Arbeitszeitrechner nutzen. Zur Berechnung benötigt dieser nur die Daten Arbeitsbeginn, Arbeitsende sowie die Pausenzeiten.
Achtung
Rechtliche Grundlage für die Arbeitszeiterfassung: das Arbeitsschutzgesetz
Aus Gründen des Arbeitsschutzes darf die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf maximal zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen eine durchschnittliche Arbeitszeit von acht Stunden werktäglich nicht überschritten wird. Bei einer Arbeitszeit von sechs bis neun Stunden muss eine Pause von 30 Minuten gemacht werden. Beträgt die Arbeitszeit mehr als neun Stunden, muss die Pausenzeit insgesamt 45 Minuten betragen. Außerdem muss von den Arbeitnehmern nach der Arbeit eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden eingehalten werden.
Es wird deutlich, wie wichtig für Arbeitnehmer und Arbeitgeber eine genaue Arbeitszeiterfassung ist. Als Arbeitgeber sind Sie dafür verantwortlich, dass die gesetzlich geregelten Arbeitszeiten in Ihrem Unternehmen eingehalten werden (§§ 22, 23 ArbZG). Bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz kann ein Bußgeld von mehreren Tausend Euro verhängt werden. Bei sehr schweren Verstößen mit gesundheitlicher Gefährdung ist sogar eine Freiheitsstrafe möglich.
Leserumfrage zur Zeiterfassung
Arbeitszeiterfassung und Betriebsrat
Moderne Arbeitszeiterfassung unterliegt bestimmten rechtlichen Vorgaben. Dazu gehört neben den Datenschutzregeln auch das Mitbestimmungsrecht. Hat Ihr Unternehmen einen Betriebsrat, dürfen Sie moderne Arbeitszeiterfassung nur mit seiner Zustimmung einführen. Der Grund: Diese „technische Einrichtung“ bieten auch die Möglichkeit der Kontrolle des Verhaltens und der Leistung Ihrer Angestellten.
Info
Mitbestimmung des Betriebsrats nur bei Umsetzung
Ob Sie moderne digitale Arbeitszeiterfassung einführen und für welches Produkt Sie sich dabei entscheiden, bleibt Ihnen überlassen. Bei der Frage, wie die Zeiterfassung eingesetzt werden soll, bestimmt der Betriebsrat mit.
Am besten schließen Sie mit dem Betriebsrat eine sogenannte Betriebsvereinbarung zur Zeiterfassung ab. Diese sollte klären:
- welche Art der Arbeitszeiterfassung geplant ist.
- welche Daten dokumentiert und ausgewertet werden.
- zu welchem Zweck das geschieht.
- wer Zugriff auf welche Daten hat.
- wie lange die Daten gespeichert werden.
Stellen Sie Ihren Mitarbeitern monatlich einen Ausdruck über die Arbeitszeiten zur Verfügung. So können eventuelle Unstimmigkeiten frühzeitig geklärt werden.
Zeiterfassung und Datenschutz
Sie als Arbeitgeber haben verschiedene Aufgaben. So müssen Sie z. B. Überstunden aufzeichnen oder – nach dem Mindestlohngesetz – Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit festhalten. Dennoch ist Arbeitszeiterfassung nicht grenzenlos erlaubt, weil eine Stundenerfassung auch zur Überwachung des Mitarbeiters eingesetzt werden kann. Da Sie personenbezogene Daten erheben und verarbeiten, müssen Sie die Einhaltung der Datenschutzregeln gewährleisten. Große Unternehmen müssen für den Datenschutz einen Beauftragten haben.
Tipp
Der Datenschutz setzt Grenzen: Das müssen Sie bei der Arbeitszeiterfassung beachten
- Sie dürfen Ihre Mitarbeiter mit der Zeiterfassung nicht lückenlos überwachen, z. B. ihren jeweiligen Aufenthaltsort per GPS verfolgen. Es sei denn, sie haben ausdrücklich zugestimmt.
- Zugriff auf die Daten darf nur derjenige haben, der sie für seine Arbeit braucht. Ein Vorgesetzter darf z. B. nur auf die Abwesenheitsdaten der ihm unterstellten Mitarbeiter Zugriff haben.
- Mit der Zeiterfassung dürfen Sie zwar Abwesenheitszeiten erfassen, nicht aber z. B. die Art der Erkrankung.
- Die Daten der Arbeitszeiterfassung dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden.
Rechtliches: Muss die Arbeitszeit erfasst werden?
Viele Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter schon lange umfangreich erfassen. Anhand der Daten überprüfen kontrollierende Behörden z. B. die Einhaltung folgender gesetzlicher Vorgaben:
- die Regelungen zum Mindestlohn
- die Arbeitszeitvorschriften
- die Lenk- und Ruhezeiten im Straßenverkehr
Auch Kontrollbehörden können Arbeitszeiterfassung anordnen, z. B. das Gewerbeaufsichtsamt, wenn ein konkreter Verdacht besteht, dass gegen gesetzliche Höchstarbeitszeiten verstoßen wird.
Gerichtsurteil des EuGH zur Arbeitszeiterfassung
Am 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschieden, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter vollständig erfassen müssen. Folgendes muss festgehalten werden:
- die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden
- ihre zeitliche Lage
- die über die gewöhnliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit (Überstundenerfassung)
Im Ergebnis hat der EuGH festgelegt, dass die Mitgliedsstaaten der EU ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung einrichten müssen, mit dem die tägliche Arbeitszeit aller Arbeitnehmer gemessen werden kann.
Gleichzeitig hat der EuGH aber darauf hingewiesen, dass die Mitgliedstaaten bei der Umsetzung dieser Aufgabe einen Gestaltungsspielraum haben, um auf die Besonderheiten und Eigenarten bestimmter Unternehmen – z. B. deren Größe – Rücksicht zu nehmen.
Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022
Nachdem der deutsche Gesetzgeber sich nach dem EuGH-Urteil sehr viel Zeit mit der Umsetzung eines entsprechenden Arbeitszeitgesetzes gelassen hatte, entschied das Bundesarbeitsgericht (BAG) am 13. September 2022, dass in Deutschland eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht. Die Entscheidung erhöhte somit den Druck auf den Gesetzgeber, das Arbeitszeitgesetz mit Blick auf Zeiterfassung zu reformieren.
Die Urteilsbegründung liefert konkretere Vorgaben
Nach fast dreimonatiger Schweigepause hat das BAG die lang erwarteten Gründe seiner Entscheidung vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) zur Arbeitszeiterfassung veröffentlicht. Die Begründung konkretisiert manche Punkte, die im Urteil noch nicht klar waren:
- Die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten gilt definitiv seit dem 13. September 2022.
- Arbeitgeber müssen das Arbeitszeiterfassungssystem nicht nur bereitstellen, sondern auch dafür sorgen, dass die Zeiten eingetragen werden. Wer aber die Zeiterfassung konkret vornimmt (Arbeitgeber oder Arbeitnehmer), bleibt den Betrieben überlassen.
- Ebenso im Ermessen der Betriebe liegt die Form der Arbeitszeiterfassung. Das BAG gibt keine Vorgabe, ob Arbeitszeiten analog oder digital erfasst werden müssen.
- Betriebsräte haben kein Initiativrecht, aber ein Mitbestimmungsrecht. Geschäftsführungen müssen den Betriebsrat – sofern vorhanden – also nur bei der Ausgestaltung des Arbeitszeiterfassungssystems miteinbeziehen. Der Betriebsrat darf aber kein Zeiterfassungssystem „diktieren“.
Info
Gesetzentwurf aufgrund des Urteils des BAG: Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung soll kommen
Am 18. April 2023 legte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) einen genaueren Vorschlag in Form eines Referentenentwurfs zur zukünftigen Arbeitszeiterfassung vor. Dies sind die wichtigsten Punkte des Entwurfs:
- Arbeitgeber sollen künftig dazu verpflichtet sein, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Beschäftigten aufzuzeichnen.
- Die Arbeitszeiterfassung kann aber auch durch den Arbeitnehmer selbst oder durch Dritte (z. B. Vorgesetzte) erfolgen. Damit bleibt eine Vertrauensarbeitszeit weiter möglich.
- Die Aufzeichnung soll direkt am Tag der Arbeitsleistung vorgenommen werden müssen.
- Die Arbeitszeiterfassung soll elektronisch erfolgen. Kleine Betriebe mit bis zu 10 Mitarbeitern sind von dieser Pflicht zur elektronischen Erfassung ausgenommen.
- Auch durch Tarifvertrag können Ausnahmen vereinbart werden.
- Die Beschäftigten sollen das Recht haben, über die aufgezeichneten Stunden informiert zu werden und Kopien der erfassten Zeiten zu erhalten.
Der Gesetzentwurf sieht außerdem Übergangsregelungen vor. Zwar müssen Unternehmen ihre Arbeitszeit schon jetzt in irgendeiner Form erfassen. Die Betriebe sind jedoch erst ein Jahr nach Inkrafttreten des neuen Gesetzes zur elektronischen Arbeitszeiterfassung verpflichtet. Für kleinere Unternehmen gelten hierbei noch großzügigere Übergangsregelungen:
- Firmen mit weniger als 250 Mitarbeitern haben 2 Jahre Zeit, die Zeiterfassung in elektronischer Form umzusetzen.
- Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitern haben hierfür sogar 5 Jahre Zeit.
- Kleine Betriebe und Tarifparteien mit bis zu 10 Mitarbeitern sind wie oben bereits beschrieben nicht dazu verpflichtet, die Arbeitzeiten elektronisch zu erfassen. Hier reicht z. B. auch eine händische Erfassung per Stundenzettel.
Wie geht es weiter? Wir informieren Sie über den aktuellen Stand – hier in unserem Wissen- & Tipps-Portal und in unserem Newsletter.
Wann wird das neue Gesetz zur Arbeitszeiterfassung kommen?
Arbeitgeber sind seit dem Urteil des BAGbereits verpflichtet, die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden sowie die gesamte Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen aufzuzeichnen. Die derzeitige Gesetzgebung sieht noch nicht konkret vor, in welcher Form dies zu erfolgen hat. Eine erste Orientierung bietet der oben genannte Referentenentwurf des Arbeitsministeriums. Die genauen, dort aufgeführten Maßnahmen werden momentan noch geprüft; Unternehmen sollten jedoch darauf vorbereitet sein, weil ein neues Gesetz aufgrund der europäischen Vorgaben definitiv eingeführt werden muss.
Ob ein neues Gesetz zur Arbeitszeiterfassung noch 2024 verabschiedet wird, ist fraglich.
Allerdings ist gegenüber bisherigen Methoden die digitale Zeiterfassung ohnehin eine zeitsparende Methode, die Flexibilität und Transparenz bietet. So hat sie auch für Arbeitgeber u. a. folgende Vorteile:
Eine digitale Zeiterfassung ermöglicht es, Arbeitszeiten jederzeit vollständig und korrekt zu hinterlegen. Werden Arbeitszeiten online erfasst, gehen keine Stundenzettel verloren. Besonders für Mitarbeiter im Außendienst ist es ein großer Vorteil, Arbeitszeiten im stressigen Arbeitsalltag direkt vor Ort – mit dem Laptop oder dem Smartphone – erfassen zu können, wodurch Sie diese als Arbeitgeber ohne Umwege zur Verfügung gestellt bekommen.
Arbeitszeiterfassung im Homeoffice: Wie wirken sich neue Regelungen aus?
Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts wurden bereits Stimmen laut, die befürchteten, dass dies das Ende von Homeoffice sein könnte.
Doch die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung sollte nicht mit einer Anwesenheitspflicht der Arbeitnehmer im Büro verwechselt werden. Die Arbeitszeit lässt sich auch erfassen, wenn ein Arbeitnehmer im Homeoffice ist.
Werden Unternehmen bestraft, die noch kein umfassendes Arbeitszeiterfassungssystem eingeführt haben?
Da es in Deutschland noch keine gesetzliche Regelung zur Arbeitszeiterfassung gibt, müssen Arbeitgeber derzeit nicht damit rechnen, beispielsweise mit Bußgeldern sanktioniert zu werden, wenn sie bis jetzt auf eine umfassende Arbeitszeiterfassung verzichtet haben. Dennoch handeln Arbeitgeber, die keine entsprechenden Dokumentationen führen, aufgrund der Rechtsprechung rechtswidrig und machen sich daher angreifbar.
Info
Mit der Regelung kommen auch die Strafen
Es ist damit zu rechnen, dass der Gesetzgeber in absehbarer Zeit nachsteuern wird und mit einer Regelung zur Arbeitszeiterfassung auch mögliche Strafen und Bußgelder bei einem Verstoß gegen die Verpflichtungen festlegen wird. Unternehmen müssen sich deshalb bereits jetzt mit der Thematik befassen.
Derzeitige Regelungen des Arbeitszeitgesetzes zur Zeiterfassung
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) enthält derzeit zwei Vorschriften zur Zeiterfassung:
- Stunden, die über die an Werktagen erlaubten acht Stunden hinausgehen (Mehrarbeit) sind festzuhalten. Aufzuzeichnen ist auch die Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen.
- Bei Kraftfahrern ist die gesamte Arbeitszeit, d. h. Beginn, Pausen und Ende, festzuhalten.
Die Arbeitszeiterfassung sind in beiden Fällen mindestens zwei Jahre aufzubewahren und bei Kontrollen vorzulegen.
Die Pflicht zur Zeiterfassung kann sich auch aus folgenden Paragraphen ergeben:
- Arbeitnehmerentsendegesetz, § 19 AEntG
- Mindestlohngesetz, § 17 MiLoG
Danach müssen Sie als Arbeitgeber – innerhalb einer bestimmten Frist – Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter aufzeichnen. Betroffen sind vor allem die vom Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz erfassten Branchen, wie beispielsweise:
- das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
- das Handwerk
- das Baugewerbe
- die Fleischwirtschaft
- die Gebäudereinigung
Auch für geringfügig Beschäftigte ist eine Arbeitszeiterfassung Pflicht. Bei der Arbeitnehmerüberlassung können Aufzeichnungspflichten aus mehreren Rechtsquellen bestehen.
Übersicht der unterschiedlichen Arbeitszeiten
Die Arbeitszeiterfassung ist nun für alle Unternehmen Pflicht. Auch davor war es aber schon sinnvoll, die Zeiten bei bestimmten Arbeitsformen aufzuzeichnen. Unter anderem in diesen Fällen:
Schichtarbeit
Besonders für Kleinbetriebe stellt die Stundenerfassung mit einer Stempeluhr ein praktikables Zeiterfassungssystem dar. Arbeitsbeginn und Arbeitsende einer Schicht können beispielsweise mit einem Chip an der Stempeluhr ganz einfach erfasst werden. Außerdem wird damit ersichtlich, wer in welcher Schicht anwesend ist.
Gleitzeit
Eine einfache Arbeitszeiterfassung macht es Arbeitnehmer und -geber einfacher, die tatsächliche Arbeitszeit zu erfassen. In vielen Unternehmen ist dadurch ein kulanter Umgang mit Stunden ermöglicht worden. Gerade bei Vertrauensarbeitszeiten und Gleitzeit ist das ein nützliches Tool, das Vertrauen auf beiden Seiten schafft.
Abrufarbeit, Rufbereitschaft, Bereitschaftsdienst
Diese Arbeitszeiten lassen sich mit einer Zeiterfassung ebenfalls gut abbilden und nachvollziehen.
Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit
Da in der Regel in diesen Zeiten Zuschläge bezahlt werden, ist auch hier eine Arbeitszeiterfassung sinnvoll.
Vorteile der Zeiterfassung
Erfassung von Fehlzeiten und Übersicht über Krankheiten, Urlaube und Elternzeiten
Ein modernes Arbeitszeiterfassungssystem unterstützt Sie in vielen Bereichen. Es hilft bei der Personalplanung und liefert Ihnen wichtige Informationen für Ihre Arbeit als Unternehmer. Daten, die Sie bisher mühsam zusammensuchen mussten, stehen mit wenigen Klicks zur Verfügung. So können Sie z. B. Zeiterfassungsdaten zur Produktivität oder zum Verlauf einzelner Projekte direkt am Bildschirm abfragen. Moderne Arbeitszeiterfassung liefert Ihnen automatisch Auswertungen und Statistiken zur Stundenaufzeichnung, die Sie ohne zusätzlichen Aufwand in andere Anwendungen wie z. B. Microsoft® Excel exportieren können.
- Krankheit mit und ohne Entgeltfortzahlung, Abwesenheit wegen Erkrankung eines Kindes
- Urlaubsanspruch, Zusatzurlaub, Sonderurlaub, Bildungsurlaub
- Berufsschultage
- Elternzeit
- Dienstreisen
- Weiterbildung
Sicherheit für Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Die Arbeitszeiterfassung kann über einen oder mehrere Rechner, stationär oder mobil (online) erfolgen. Moderne Arbeitszeiterfassung macht viele, bisher zeitraubende Verwaltungsaufgaben leichter und schneller. Dazu gehören z. B.:
- eine automatische Berechnung der Arbeitszeit und der Überstunden
- aussagekräftige Arbeitszeitkonten für jeden einzelnen Mitarbeiter
- die exakte und einfache Fehlzeitenverwaltung
- eine zügige und transparente Urlaubsplanung und -genehmigung
- aktuelle Auswertungen zu Urlaubs- und Fehlzeiten
Eine korrekte Arbeitszeiterfassung ist sowohl für Sie als Arbeitgeber als auch für Ihre Arbeitnehmer sinnvoll, da sie beide Seiten unkompliziert absichert.
Leichte Personalplanung
Die Eingabe in grafisch übersichtlich aufbereitete „Kalenderblätter“ zeigt Ihnen bereits erfasste Abwesenheiten aller Mitarbeiter – z. B. einer Abteilung oder einer Arbeitsgruppe – in einem bestimmten Zeitraum. Planen Sie die Abarbeitung einzelner Aufträge oder neuer Projekte, sehen Sie in der Arbeitszeiterfassung auf einen Blick, welcher der dafür erforderlichen Mitarbeiter an welchen Tagen zur Verfügung steht. Die Hinterlegung von Vertretungsregelungen oder Mindestbesetzungen macht Sie frühzeitig auf eventuelle Engpässe aufmerksam.
Optimierung von Prozessen, Strategie und Planung
Mit moderner Arbeitszeiterfassung sind die Urlaubsplanung und der Abbau von Gleitzeit papierlos, zügig und sicher möglich.
- Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf sein aktuelles Urlaubskonto.
- Jeder Mitarbeiter kann seinen Urlaubsantrag über die Arbeitszeiterfassung online stellen und versenden.
- Dem Entscheider stehen über eine Urlaubsgruppenverwaltung, die Regelungen zur Mindestbesetzung und Vertretung berücksichtigt, alle entscheidungsrelevanten Daten zur Verfügung – z.B. bereits feststehende Abwesenheiten der Kollegen des Antragstellers.
- Der Urlaub wird online genehmigt und damit automatisch im Urlaubsplan vermerkt.
- Der Genehmigungsvorgang wird nachvollziehbar dokumentiert.
Die Arbeitszeiterfassung optimiert Prozesse, gibt eine gute Übersicht über verfügbares Personal und lässt so eine kurz- sowie langfristige Strategie bei der Projekt- und Personalplanung zu.
Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe
Auch für kleine Unternehmen ist die Arbeitszeiterfassung kein Grund zur Panik. Dass Arbeitszeiterfassung bei bis zu 20 Mitarbeitern auch in entsprechend geringem Umfang elektronisch machbar ist, zeigen zahlreiche Unternehmen, die schon lange durch andere Vorschriften dazu verpflichtet sind. Moderne auch für kleine Unternehmen gedachte Zeiterfassungssysteme bieten zudem zahlreiche Zusatznutzen, mit denen Sie an anderer Stelle viel Zeit sparen können.
Übersicht über Zeiterfassungssysteme
Laut dem Gesetzentwurf des Bundesarbeitsministeriums soll die Abeitszeiterfassung künftig elektronisch erfolgen. Kleine Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitern können hiervon jedoch abweichen. Auch durch eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung auf Basis eines Tarifvertrags kann von der elektronischen Erfassung abgewichen werden.
Je nachdem stehen den Betrieben also weiterhin unterschiedlichsten Systeme zur Auswahl. Hier eine Übersicht:
Stempeluhr vs. Stechuhr
Simple Stech- oder Stempeluhren, die es zu kaufen gibt, sind eine einfache Variante der Arbeitszeiterfassung, um die Zeiten Ihrer Mitarbeiter im Büro oder in der Produktion elektronisch und automatisch zu erfassen. Sie dokumentieren die Arbeitszeit und werden per individueller Stempelkarte, die für jeden Mitarbeiter angelegt wird, oder per Fingerabdruck bedient. Es gibt sie in unterschiedlichen Ausführungen von einfacher Stundenerfassung und Stundenabrechnung in Excel bis hin zu Uhren mit Rechenfunktion, die Tages- und Monatsstunden summiert.
Der Nachteil: Der Mitarbeiter muss für die Arbeitszeiterfassung zur Uhr am Zeiterfassungsterminal kommen. Bei Arbeitsbeginn wird eingestempelt, bei Arbeitsende ausgestempelt. Besonders in Zeiten von Homeoffice und flexibler Arbeitszeitgestaltung sind diese Systeme daher weniger interessant für Arbeitgeber, die moderne Arbeitszeiten ermöglichen.
Arbeitszeiterfassung bei Mitarbeitern in Papierform
Diese Variante darf laut Gesetzentwurf wohl künftig nur noch von Betrieben bis zu 10 Mitarbeitern und aufgrund einer Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung angewendet werden. Auch diese Unternehmen sollten aber eine elektronische Zeiterfassung in Betracht ziehen. Denn die Zeiterfassung auf Papier kostet viel Zeit. Nichts kann mit einem Klick ausgewertet werden und oftmals nimmt das Zettelchaos seinen Lauf. In großen Unternehmen ist das allein schon wegen des Aufwandes nicht mehr machbar. Außerdem ist der datenschutzrechtliche Aspekt bei Zeiterfassung in Papierform nicht einfach abzuhandeln.
Excel und Co.
Für kleine Teams und Selbstständige stellt die Verwendung von Stundenzetteln für Excel eine einfache Möglichkeit der Arbeitszeiterfassung dar. Mit verschiedenen Stundenzettel-Vorlagen erfolgt eine schnelle und effektive Implementierung der Zeiterfassung, die individuell angepasst werden kann. Auch die Berechnung von Urlaubsansprüchen gelingt damit.
Digitale Arbeitszeiterfassung mit Zeiterfassungssoftware
Der Markt für moderne und erschwingliche Zeiterfassungssysteme ist auch für kleine Unternehmen groß. Ihre Bedienung kann z. B. über einen Laptop oder per App mit elektronischer Arbeitszeiterfassung oder „Stechuhr“ erfolgen. Sie sind leicht zu installieren und zu bedienen. Meist bieten sie neben der eigentlichen Zeiterfassung praktische, zeitsparende Tools und Zusatzfunktionen wie:
- kundenbezogene Zeiterfassung zur schnellen Rechnungserstellung
- integrierte Urlaubsplanung, Urlaube und Fehlzeiten können verwaltet werden
- Schnittstellen zur Lohnabrechnung, z. B. zur Berechnung von Zulagen oder der Lohnfortzahlung
- zahlreiche, aussagekräftige Auswertungen und Statistiken auf Knopfdruck
Spezielle Projektlösungen bieten auch praktische Auswertungen zum Projektcontrolling und -management, z. B. Daten zu geleisteten Projektstunden, angefallenen Personalkosten und zum aktuellen Restbudget.
Tipp
Arbeitszeiterfassung und Lohnabrechnung in einer Software
Es gibt auch moderne Software-Lösungen, die beides können: Zeiterfassung und Lohnabrechnung. So werden alle Daten in einer Datenbank gespeichert, was viel Zeit spart. Die professionelle Lohnbuchhaltungssoftware von Lexware beispielsweise ermöglicht neben der Zeiterfassung und Urlaubsplanung die rechtssichere Durchführung der Lohnbuchhaltung und Reisekostenabrechnung.
Elektronische Arbeitszeiterfassung in der Cloud
Mit neuen Arbeitsgewohnheiten kommt auch eine moderne, elektronische Arbeitszeiterfassung immer mehr zum Einsatz: bequem, mobil und per Smartphone oder Laptop bedienbar. Immer mehr digitale Systeme bieten Zeiterfassung in der Cloud an. Die Daten werden bei dieser Form der Arbeitszeiterfassung zentral in einer App gespeichert.
Wichtig dabei: Die Software sollte dringend eine Synchronisation mit einer Desktop-Version bieten. Sonst gelangen die Daten nicht zentral zur Auswertung.
